FAQ: Waar moet je op letten bij de keuze van een EPD voor een ZBC?
1. Waarom is de keuze voor het juiste EPD belangrijk?
Een EPD vormt het hart van de zorgadministratie, patiëntregistratie, planning, verslaglegging, declaratieprocessen en gegevensuitwisseling. Een verkeerde keuze kan leiden tot inefficiënte werkprocessen, hoge beheerkosten en ontevreden gebruikers.
2. Welke processen moet een EPD minimaal ondersteunen?
Een EPD voor een ZBC moet minimaal ondersteuning bieden voor:
- Patiëntregistratie
- Afspraakplanning
- Zorgdossier en verslaglegging
- DBC-/zorgproductregistratie
- Declaraties
- Correspondentie
- Koppelingen met laboratoria en diagnostiek
- Digitale patiëntcommunicatie
- Rapportages en managementinformatie
3. Is het verstandig om de processen binnen het ZBC in kaart brengen?
Ja. Veel organisaties kiezen een systeem voordat zij hun werkprocessen goed hebben beschreven. Hierdoor ontstaat het risico dat het EPD niet aansluit op de dagelijkse praktijk. Breng daarom eerst huidige en gewenste processen in kaart. Daarnaast is het belangrijk om te kiezen voor een EPD dat aangepast kan worden aan de bestaande processen en ook door te tijd heen aan te passen is.
4. Hoe beoordelen we of een EPD gebruiksvriendelijk is?
Let op:
- Aantal klikken per handeling
- Overzichtelijkheid van schermen
- Snelheid van werken
- Gebruiksgemak voor artsen, verpleegkundigen en planners
Laat eindgebruikers actief deelnemen aan de beoordeling.
5. Hoe belangrijk zijn koppelingen?
Koppelingen zijn cruciaal.
Controleer of het EPD kan koppelen met:
- Huisartsinformatiesystemen
- Laboratoria
- Beeldvormende systemen (PACS)
- Patiëntportalen
- Financiële systemen
- E-health toepassingen
- Gegevensuitwisselingsnetwerken
Vraag welke standaarden worden ondersteund, zoals HL7, FHIR en MedMij en vraag door. Er zijn veel varianten van bijvoorbeeld de HL7 standaard.
6. Hoe beoordelen we de informatiebeveiliging?
Vraag leveranciers naar:
- NEN 7510-certificering
- ISO 27001-certificering
- Logging en auditing
- Autorisatiebeheer
- Multi-factor authenticatie
- Back-up- en herstelprocedures
- Datacenters en hostinglocaties
Controleer ook hoe wordt voldaan aan de AVG.
7. Is cloudhosting een goede keuze?
Dat hangt af van de situatie.
Voordelen:
- Voor de meeste ZBC’s is het ideaal omdat er vrijwel geen lokaal beheer nodig is.
- Automatische updates
- Schaalbaarheid
Aandachtspunten:
- Beschikbaarheid
- Databeveiliging
- Datalocatie binnen de EU
Vraag naar de SLA (Service Level Agreement).
8. Hoe beoordelen we de leverancier?
Kijk niet alleen naar het product.
Beoordeel ook:
- Financiële stabiliteit
- Hoe lang de leverancier al bestaat
- Aantal klanten
- Referenties binnen ZBC’s
- Doorontwikkelstrategie
- Kwaliteit van support
- Implementatie-ervaring
Vraag referentiebezoeken aan bij vergelijkbare organisaties.
9. Wat kost een EPD werkelijk?
Dat is lastig te zeggen. Het hangt voor een belangrijk gedeelte af van de wensen van de gebruikers. Kijk vooral verder dan de licentiekosten.
Neem mee:
- Implementatiekosten
- Migratiekosten
- Koppelingen
- Opleidingen
- Beheer
- Support
- Hardware
- Toekomstige uitbreidingen
Bereken de Total Cost of Ownership (TCO) voor minimaal vijf jaar.
10. Hoe belangrijk is managementinformatie?
Zeer belangrijk.
Controleer of het EPD inzicht biedt in:
- Productiviteit
- Wachttijden
- Capaciteitsbenutting
- Zorgvolume
- Kwaliteitsindicatoren
- Financiële prestaties
Goede rapportages besparen veel handmatig werk.
11. Kan het EPD meegroeien met onze organisatie?
Vraag naar:
- Ondersteuning van meerdere locaties
- Nieuwe specialismen
- Uitbreiding van gebruikersaantallen
- Integratie van nieuwe diensten
- Nieuwe wet- en regelgeving
Een EPD moet toekomstbestendig zijn.
12. Hoe beoordelen we de implementatieaanpak?
Vraag naar:
- Projectmethodiek
- Doorlooptijd
- Beschikbare consultants
- Opleidingsprogramma
- Testaanpak
- Go-live ondersteuning
Een goed systeem kan alsnog mislukken door een slechte implementatie.
13. Hoe belangrijk is patiëntparticipatie?
Steeds belangrijker.
Controleer of patiënten:
- Online afspraken kunnen maken
- Inzage hebben in hun dossier
- Vragenlijsten kunnen invullen
- Uitslagen kunnen bekijken
- Veilig kunnen communiceren met zorgverleners
Dit draagt bij aan patiënttevredenheid en efficiëntie.
14. Hoe beoordelen we de continuïteit van de dienstverlening?
Vraag naar:
- Uptime-garanties
- Escalatieprocedures
- Disaster recovery
- Business continuity plannen
- Ondersteuning buiten kantooruren
Zorgprocessen mogen niet stilvallen.
15. Welke rol moeten zorgprofessionals spelen bij de selectie?
Een grote rol.
Artsen, verpleegkundigen, planners en administratief medewerkers moeten betrokken zijn bij:
- Eisen en wensen
- Demonstraties
- Testscenario’s
- Eindbeoordeling
Dit vergroot draagvlak en voorkomt weerstand.
16. Hoe voorkomen we een verkeerde keuze?
Gebruik een gestructureerd selectieproces:
- Vaststellen van doelen
- Opstellen Programma van Eisen (PvE)
- Marktverkenning
- Leveranciersselectie
- Demonstraties
- Referentiebezoeken
- Proof of Concept
- Contractonderhandeling
- Implementatievoorbereiding
17. Welke vragen moeten we aan iedere leverancier stellen?
- Welke ZBC’s gebruiken uw systeem al?
- Hoe lang bestaat uw bedrijf al?
- Welke specialismen worden ondersteund?
- Hoe ziet uw productroadmap eruit?
- Hoe worden updates uitgevoerd?
- Welke koppelingen zijn standaard beschikbaar?
- Hoe ondersteunt u gegevensuitwisseling?
- Wat zijn de implementatierisico’s?
- Hoe ziet uw supportorganisatie eruit?
- Welke SLA’s biedt u?
- Wat zijn alle kosten over vijf jaar?
18. Wat zijn veelgemaakte fouten bij EPD-selecties?
- Alleen naar prijs kijken.
- Te weinig eindgebruikers betrekken.
- Onvoldoende aandacht voor koppelingen.
- Onderschatten van implementatie-inspanning.
- Geen referentiebezoeken uitvoeren.
- Geen duidelijke selectiecriteria vastleggen.
- Onvoldoende aandacht voor veranderbeheer.
19. Welke selectiecriteria wegen meestal het zwaarst?
Veel ZBC’s hanteren een weging zoals:
| Onderdeel | Indicatieve weging |
| Functionele ondersteuning | 30% |
| Gebruiksvriendelijkheid | 20% |
| Koppelingen en interoperabiliteit | 15% |
| Implementatie en dienstverlening | 10% |
| Veiligheid en compliance | 10% |
| Kosten (TCO) | 10% |
| Innovatie en roadmap | 5% |
20. Wat is uiteindelijk de belangrijkste succesfactor?
Het meest succesvolle EPD is niet altijd het systeem met de meeste functies, maar het systeem dat naadloos aansluit op de manier waarop een ZBC werkt en zich wil ontwikkelen. Daarbij zijn flexibiliteit, persoonlijke ondersteuning en de deskundigheid van de leverancier minstens zo belangrijk als de software zelf. Hierdoor ontstaat een oplossing die niet alleen vandaag werkt, maar ook klaar is voor de toekomst.